宅建法改正に伴う契約書類の電子化がもたらす変化

2022年5月、不動産業界にとって大きな転換点となる宅地建物取引業法（以下、宅建業法）の改正が施行されました。

これにより、賃貸契約の場面でも、これまで紙の交付が原則だった重要事項説明書や契約書といった書類の電子交付が正式に認められるようになりました。

書面による契約が当たり前だったこれまでと比べ、契約業務の効率化やスピード感が格段に向上しています。

本記事では、この法改正によって契約業務がどう変わったのか、そして賃貸不動産オーナーにとってどのような影響があるのかを分かりやすく解説します。

ぜひ参考にしてください。

宅建法改正によって何が変わったのか

2022年の法改正では、従来は書面交付が義務づけられていた契約書類の一部について、電子データでの交付が可能となりました。

オーナーにとっても業務フローが変化しつつあります。

紙からデータへ：契約関連書類の電子交付が解禁

これまで宅地建物取引においては、重要事項説明書（35条書面）や契約書（37条書面）を紙で交付し、宅建士が対面で説明することが法律上の義務でした。

しかし、宅建業法の改正により、これらの書類を電子データで交付できるようになりました。

これによって、契約手続きがオンラインで完結できるようになり、来店の手間や郵送の手続きが不要となっています。

地方に住んでいる借主や、店舗に足を運ぶのが難しい方にとっては、大きな利便性向上となりました。

遠方の借主や多忙で来店できない人でも、自宅にいながら契約手続きが進められるようになり、業務の効率化と顧客対応力の強化につながっています。

ただし、高齢の入居希望者やIT操作に慣れていない方にとっては、電子契約が不安材料になる可能性があります。

そのため、来店による対応や、丁寧に説明できる体制を構築するようにしておくことが大切です。

宅建士の押印も電子化で代替可能に

これまで紙の契約書では宅建士の押印が必須でしたが、法改正により電子署名での代替が認められるようになりました。

この変更によって、宅建士が現地にいなくても、電子的に契約書類を有効化することが可能となりました。

契約当事者の押印も電子化で代替可能に

電子署名は、本人確認と改ざん防止の機能を持つ認証技術であり、信頼性の高い電子認証サービスを通じて行われます。

この変更によって、宅建士が現地にいなくても、電子的に契約書類を有効化することが可能となりました。

対面や郵送の手間を省けるだけでなく、業務のスピードアップにも貢献することになります。

書類のデジタル化が進む中で、契約実務の柔軟性と効率性がさらに向上すると期待されています。

一方で、システム障害やセキュリティリスクなどのデメリットも存在します。

そのため、リスクに対する備えも不可欠です。

例えば、紙と電子を併用するなど柔軟に選べる体制づくりが今後も重要です。

電子化が実現するまでの流れ

書類の電子化には段階的な法整備とデジタル化推進の流れが背景にあり、賃貸取引におけるIT活用は、長い準備期間を経てきました。

2017年：IT重説の実証実験と賃貸業界の変化

従来対面で行われていた重要事項説明が、テレビ会議などを用いてオンラインで可能になる「IT重説」が導入されました。

これにより、遠方の人への対応が容易になり、業務効率が向上しました。特に、コロナ禍での非対面需要の高まりもあり、この制度は急速に普及しました。

IT重説は、その後の電子契約解禁へとつながる重要な第一歩となりました。

2022年：全面的な電子交付解禁

IT重説の普及を受け、宅建業法が改正され、重要事項説明書や契約書などの「書面交付義務」が大幅に緩和され、電子交付が全面的に認められるようになりました。

従来は一部に限られていた電子化対応が、すべての取引において可能となり、不動産取引の在り方は大きく変化しました。

これにより、来店不要で契約を完結できる「完全非対面型」の賃貸契約が実現し利便性と業務効率が向上しています。

賃貸契約で電子化できる書類とできない書類

こうした利便性の向上が進む一方で、すべての契約書類が電子化できるわけではありません。

実務においては、電子交付が認められる文書とそうでない文書を明確に区別することが重要になります。

電子化が可能になった主な契約書類

賃貸契約において電子交付が可能になった代表的な書類は、以下のとおりです。

●    重要事項説明書（35条書面）

●    賃貸借契約書（37条書面）

●    入居申込書

●    更新契約書

これらは紙面の交付に代えて、PDFなどの電子データとして送付することが可能となり、電子署名を利用することで従来と同様に法的効力を持つようになりました。

特に重要事項説明書や契約書は、従来は対面と紙面交付が必須だったため、電子化のメリットは大きいといえます。

電子化によって書類管理の手間が減り、借主にとってもスマートフォンやパソコンで確認できる利便性が生まれました。

電子化に適さない・引き続き紙が必要なケース

もちろん、すべての書類が電子化できるわけではなく、以下のような手続きでは引き続き紙の書類が必要となりことがあります。

●    保証会社との契約書類（電子契約対応していない会社も多い）

●    銀行や金融機関を通じた手続き

●    本人確認書類の一部（住民票など原本提出が必要な場合）

そのため、すべてを電子化で統一するのではなく、状況に応じて電子と紙の併用を前提とした柔軟な対応が求められます。

電子化が賃貸オーナーにもたらすメリット

電子契約の導入は、管理会社だけでなくオーナーにも直接的なメリットをもたらします。

業務にかかる手間やコストを削減する可能性があります。

契約処理が迅速化し、空室期間を短縮できる

電子契約の導入により、対面での説明や郵送による書類のやり取りが不要となり、契約完了までの時間を大幅に短縮できます。

その結果、入居までのリードタイムが短縮され、空室期間を最小限に抑えることが可能となります。

また、契約のスピードが上がることで、家賃収入の機会損失を防げる点も大きな利点です。

特に繁忙期など問い合わせや申込が集中する時期には、迅速な対応が競争力につながり、空室解消に直結する強力な武器となります。

印紙税が不要となり、コスト削減が可能に

電子契約では紙の契約書と異なり、印紙を貼付する必要がないため、印紙税が発生しません。

これにより、コストを削減できる点は大きなメリットです。

単に手間が省けるだけでなく、収益改善にもつながるため、電子化は経営面でも有効な手段といえるでしょう。

保管業務の効率化と情報検索性の向上

契約書の電子化により、紙の書類をファイリングして保管する手間が不要になります。

書類を収納する物理的スペースの確保も必要なくなり、事務作業の負担が大きく軽減されます。

さらに、クラウド上でデータを一元管理できるため、過去の契約情報を必要なタイミングで即座に検索・確認できる点も大きな利点です。

紙書類のように探す手間がかからず、紛失リスクも軽減されます。

万が一トラブルが発生した場合でも、契約内容を迅速に確認し、適切な対応につなげやすくなります。

情報の整理・管理がスマートに行えることで、業務全体の効率化だけでなく、リスク対応力の強化にもつながるのです。

オーナーが電子契約対応の管理会社を選ぶメリット

賃貸経営を委託するオーナーにとって、管理会社が電子契約に対応しているかどうかは今後ますます重要な判断基準となります。

電子契約を導入している管理会社であれば、申込から入居までのリードタイムを短縮でき、繁忙期でもスムーズに契約が進むため、機会損失の防止が期待できます。

また、借主側から見ても「電子契約が可能な物件＝手間の少ない物件」として認識され、結果として競合物件との差別化が可能です。

さらに、今後は電子化に対応していない管理会社や物件は敬遠されるケースが出てくることも考えらえれます。

オーナーが早い段階から電子契約に対応した管理会社を選んでおくことは、安定的な入居需要を確保する観点からも、有効な戦略といえるでしょう。

電子契約導入にあたっての注意点

契約書の電子化にはメリットが多い一方で、導入にはいくつかの注意点も存在します。

トラブルを回避するためには、事前の準備が欠かせません。

入居者のITリテラシーを考慮する必要がある

電子契約は若年層を中心に受け入れられやすく、スマートフォンやPCを使った手続きにも抵抗が少ない傾向があります。

しかし一方で、高齢者やITに不慣れな方にとっては、「紙の契約書のほうが安心できる」「電子操作が難しい」といった声も根強く残っています。

このため、すべての入居者に電子契約を一律で適用するのではなく、従来の紙契約も選択肢として残すことが重要です。

利用者のITリテラシーをあらかじめ確認し、それに応じて丁寧な説明やサポート体制を整えることで、トラブルや不安を未然に防ぐことができます。

誰にとっても安心・納得のいく契約体験を提供するためには、柔軟な運用が不可欠といえるでしょう。

セキュリティ確保と法令遵守が求められる

電子契約を導入する際には、利便性だけでなくセキュリティの確保が非常に重要な課題となります。

契約書類のやり取りにおいては、第三者によるなりすましや、データの改ざん・漏えいを防ぐため、電子署名サービスの信頼性が問われます。

認証局による本人確認、データの暗号化、アクセス制限の設定など、多層的な対策が求められます。

加えて、電子帳簿保存法や個人情報保護法といった関連する法令に準拠して運用することも欠かせません。

安全で適切な契約管理体制を構築することが、スムーズな電子契約運用の前提となります。

不動産管理会社との連携がカギとなる

賃貸契約の実務は、日常的に不動産管理会社を通じて行われるケースが大半です。

そのため、電子契約を導入する際には、まず管理会社がどの程度対応できているかを確認することが不可欠です。

たとえば、使用している電子契約サービスの種類や、入居者への説明体制、書類管理の方法など、運用体制の具体的な内容を把握しておくと安心です。

また、オーナー自身も電子契約の基本的な流れや法的な仕組みを理解しておくことで、管理会社との連携が円滑になり、誤解やトラブルを避ける助けとなります。

双方が連携してスムーズな運用体制を築くことが、電子契約を成功させるカギと言えるでしょう。

賃貸オーナーが電子契約を活用するためのステップ

電子契約を実際に活用するには、いくつかの準備段階を踏む必要があります。

以下では、導入までの流れを紹介します。

管理委託先の対応状況を確認する

電子契約を導入する第一歩として、現在契約業務を委託している不動産管理会社の対応状況を確認することが重要です。

すでに電子契約に対応している場合は、その運用方法や使用しているシステムの詳細を把握することで、今後の対応がスムーズになります。

一方、まだ未対応であれば、導入予定があるのか、または他の方法で契約の効率化を図っているのかを確認しておくと安心です。

場合によっては、電子契約対応の管理会社への変更も検討材料となるかもしれません。

いずれにせよ、オーナーとしても業務の進め方に影響を及ぼす重要なポイントであり、早めに状況を把握しておくことが、スムーズな電子化への移行を実現するために必要です。

信頼できる電子契約サービスを選ぶ

電子契約を円滑に運用するためには、信頼性の高いサービスを選定することが重要です。

特に、宅建業法に準拠した機能が備わっているかどうかは必ず確認しておきたいポイントです。

また、個人情報を扱う契約業務では、通信の暗号化やアクセス制限など、セキュリティ対策がしっかりしていることも欠かせません。

代表的なサービスとしては、以下のようなものがあります。

●    ITANDI BB＋

●    クラウドサイン

●    GMOサイン

●    DocuSign

これらのサービスは多くの不動産管理会社でも導入が開始されています。

導入前には、実際の画面や操作性を確認し、サポート体制の有無も含めて慎重に比較・検討することが求められます。

電子契約導入による今後の変化

電子契約の普及は単なる契約手続きの効率化にとどまらず、賃貸経営そのものの在り方に変化をもたらす可能性があります。

例えば、来店不要の完全非対面型契約が当たり前になることで、遠方や海外からの入居希望者にも柔軟に対応できるようになります。

さらに、契約だけでなく更新・解約・退去立ち会いといったプロセスも順次オンライン化が進み、管理業務全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）が加速するでしょう。

こうしたDXの進展により、管理会社の対応が迅速になることで、オーナーにとっても契約までの期間短縮や空室リスクの軽減といったメリットが得られます。

電子契約の導入は一時的な流行ではなく、今後の賃貸経営における標準となることが見込まれます。

まとめ

宅建業法の改正により、賃貸契約においても契約書類の電子化が現実となりました。

電子契約を導入することで、契約処理の迅速化、印紙税の削減、文書管理の効率化など多くのメリットを享受できます。

一方で、入居者への説明や法令遵守など、慎重な運用が求められる面もあるため、信頼できる管理会社、パートナーとの連携が重要です。

今後も進化が続く不動産業界の中で、デジタル化の流れに乗り遅れないよう、オーナー自身も電子契約の基本を理解し、賃貸経営の質をさらに高めていくことが求められています。